Применение подписи и факсимиле в административных отношениях
Согласно части пятой Статьи 1 ГК гражданское законодательство не применяется к имущественным отношениям, основанным на административном или ином властном подчинении одной стороны другой. Поэтому необходимо быть внимательными к документам, исходящим от имени организации в адрес органов государственной власти или местного самоуправления.
Чаще всего это письма, заявления, жалобы, предложения и другие обращения. Можно сделать вывод, что оригиналы таких документов не должны подписываться факсимильной подписью. Этот вывод основан на анализе следующего акта.
Еще в 1995 году была принята Типовая инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству) в Кыргызской Республике[1]. К сожалению, этот документ малоизвестен и сейчас практически не применяется. Хотя это действующий нормативный правовой акт[2]. Следовательно, контролирующие органы могут сослаться на нормы данного акта в обосновании своей позиции во время проверки или в суде.
Типовая инструкция устанавливает принципы и правила, регламентирующие единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в организациях. Вот положения, заслуживающие внимания.
В разделе «оформление управленческих документов» указано, что при оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу, качественное и оперативное исполнение документа. Обязательным реквизитом документа является подпись (пункт 2.3.1.).
Документ подписывается руководителем организации или заменяющим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией. Все экземпляры служебных документов, в том числе их копии, должны быть подписаны. Документы должны содержать подлинные подписи должностных лиц.
Подписывается экземпляр документа, остающийся в организации, остальные экземпляры могут быть заверены исполнителем или на них проставляется факсимиле подписи руководителя.
Реквизит “подпись” состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, его личной подписи и ее расшифровки, в которой указываются инициалы и фамилия (пункт 2.3.6.).
Если должностное лицо, фамилия которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывается лицом, исполняющим его обязанности, или заместителем. В реквизите “подпись” чернилами или машинописным способом вносятся данные лица, подписывающего документ. При этом проставление косой черты или предлога “за” перед наименованием должности исключается (обратите на это внимание – на практике часто можно встретить косую черту J).
Вот еще одно интересное положение. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, а также финансовых документах, ставится гербовая печать. Оттиск печати на документе должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ, и подлинную подпись.
[1] утверждена постановлением Правительства КР от 25 августа 1995 года N 370
[2] В ИПС «Токтом» указан в качестве действующего акта
Понравилась статья? Подпишитесь на RSS .